Die naheliegende Standardsoftware kann die falsche Wahl sein. Ein guter Auswahlprozess für Unternehmenssoftware beginnt bei Ihren Abläufen: Standardsoftware passt, wenn sie die Kernprozesse ohne große Umwege abbildet. Bleiben wichtige Anforderungen offen, kann eine individuelle Lösung infrage kommen.

Die Entscheidung hängt nicht von einer möglichst langen Funktionsliste ab. Entscheidend ist, was Ihr Unternehmen wirklich braucht, welche Kosten neben Lizenz oder Abonnement anfallen und ob sich die Lösung technisch in Ihre bestehende Umgebung einfügt. Auch Mitarbeitende, Vertrieb und Controlling sollten ihre Anforderungen einbringen.

Hier erfahren Sie, wie Sie Anforderungen ordnen, Kosten sichtbar machen und technische Fragen früh klären. Die Anforderungsermittlung lässt sich in sechs Schritte gliedern. Anschließend können Sie Standardsoftware und individuelle Entwicklung anhand derselben Kriterien vergleichen. So wird aus einer unübersichtlichen Anbietersuche eine klare Entscheidung über Passung, Aufwand und Kontrolle.

Unklare Anforderungen, versteckte Kosten und technologische Komplexität

Gehen Sie vom Bedarf Ihrer Abläufe aus, nicht von einer langen Funktionsliste. Vier Schritte machen Anforderungen, Kosten und technische Risiken greifbar.

1. Anforderungen durch Workshops und Fragebogen erfassen

   Ermitteln Sie Anforderungen in Workshops und mit einem strukturierten Fragebogen. Fragen Sie nach konkreten Arbeitsschritten, Übergaben und Ausnahmen, etwa einer Projektfreigabe vor der Abrechnung. Binden Sie Fachbereiche, IT, Einkauf und Geschäftsführung von Anfang an ein. So vereinen Sie Prozesswissen, technische Grenzen, Beschaffungskriterien und Entscheidungsbefugnisse. Erstellen Sie eine lange Anbieterliste anhand relevanter Prozesse und Funktionen. Verdichten Sie sie anhand der Muss-Kriterien zu einer Auswahlliste mit drei bis zehn möglichen Anbietern.

2. Anforderungen funktional und nichtfunktional ordnen

   Trennen Sie fachliche Funktionen von Qualitäts- und Betriebsanforderungen. Eine fachliche Frage ist etwa, ob die Software Angebote in Projekte überführt. Nichtfunktionale Anforderungen betreffen Bedienbarkeit, Leistung und Verfügbarkeit. Ergänzen Sie technische Punkte wie Schnittstellen, Datenimport und die Einbindung bestehender Systeme. Organisatorische Anforderungen umfassen Rollen, Freigaben, Schulungsbedarf und Zuständigkeiten. Beschreiben Sie jeden Punkt als konkreten Anwendungsfall. So wird aus einem Wunsch ein prüfbares Kriterium.

3. Muss-Kriterien und Ausschlusskriterien festlegen

   Kennzeichnen Sie unverzichtbare Funktionen als Muss-Kriterien und echte Ausschlussgründe als Ausschlusskriterien. Ein fehlender Datenexport kann beispielsweise zum Ausschluss führen, wenn Ihr Betrieb ihn benötigt. Trennen Sie diese Punkte klar von wünschenswerten Anforderungen. Erfassen Sie auch das Kostenmodell: Abonnement oder Lizenz, Einführung, Anpassungen, Schulung, Unterstützung und Wartung. Berücksichtigen Sie Erweiterungen und einen Puffer für unerwartete Aufwände. Vergleichen Sie die Gesamtkosten statt einzelner Einstiegspreise.

4. Datenschutz- und IT-Sicherheitsanforderungen berücksichtigen

   Legen Sie fest, welche personenbezogenen und geschäftlichen Daten verarbeitet werden. Verarbeitet ein Software-Anbieter personenbezogene Daten, ist nach Art. 28 DSGVO ein Auftragsverarbeitungsvertrag abzuschließen. Prüfen Sie Sicherheitsmaßnahmen, Zugriffsrechte, Serverstandorte und den späteren Datenexport. Buchführungsrelevante Daten müssen in Deutschland nach dem Handelsgesetzbuch zehn Jahre aufbewahrt werden, laut Bundesministerium der Justiz. Stimmen Sie Aufbewahrung und Export deshalb mit Ihren Datenprozessen ab.

Branchen- und Unternehmensgrößen berücksichtigen

1. Ordnen Sie zunächst Ihre Branche und ihre Kernabläufe ein. Ein Dienstleister braucht andere Schwerpunkte als ein Handelsunternehmen: Projektübergabe, Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Abrechnung müssen im Dienstleistungsprozess ineinandergreifen. Im Handel sind dagegen etwa Warenbewegungen und die Verbindung von Verkauf und Bestand wichtig. Prüfen Sie nicht nur, ob eine Funktion vorhanden ist. Entscheidend ist, ob sie Ihren Ablauf ohne unnötige Umwege unterstützt.

   Beschreiben Sie einen typischen Arbeitstag anhand konkreter Rollen. Ein Projektteam übergibt beispielsweise einen Auftrag an die Ausführung, erfasst Zeiten und erstellt daraus eine Abrechnung. Vergleichen Sie diesen Ablauf mit dem Softwaremodell. So erkennen Sie, ob die Lösung zu Ihrer Branche passt oder Beschäftigte den Prozess an starre Vorgaben anpassen müssten.

2. Berücksichtigen Sie die Unternehmensgröße anhand von Zuständigkeiten, Standorten und Prozessvielfalt. Ein kleiner Betrieb mit kurzen Entscheidungswegen braucht oft andere Freigaben als ein Unternehmen mit mehreren Fachbereichen. Prüfen Sie, ob Rollen, Rechte und Auswertungen mit Ihrer Organisationsstruktur mitwachsen. Eine Lösung, die für ein einzelnes Team funktioniert, bildet nicht automatisch auch mehrere Standorte oder getrennte Verantwortungsbereiche ab.

   Bewerten Sie Übergangslösungen realistisch. In kleinen Unternehmen oder Planungseinheiten kann eine Excel-basierte Personaleinsatzplanung hilfreich sein. Sie eignet sich auch als Brücke, wenn ein größerer Umbau noch nicht sinnvoll ist. Halten Sie für einen fundierten Vergleich fest, welche Grenzen damit verbunden sind, etwa manuelle Übergaben oder doppelte Datenpflege.

3. Planen Sie Veränderungsmanagement und Schulungen als Teil des Projekts. Benennen Sie betroffene Anwender, interne Ansprechpartner und Verantwortliche für Freigaben. Legen Sie fest, wer neue Abläufe erklärt und wie Rückmeldungen aus dem Arbeitsalltag gesammelt werden. Bei einer Personaleinsatzplanung betrifft das beispielsweise Disposition, Teamleitungen und Beschäftigte, die ihre Einsätze einsehen.

   Erstellen Sie einen Ablaufplan für die Implementierung: Prozessaufnahme, Konfiguration, Datenübernahme, Schulung und schrittweiser Start. Die Dauer hängt von Datenqualität, Schnittstellen, Anpassungen und verfügbaren Projektverantwortlichen ab. Treffen Sie die Entscheidung deshalb nicht anhand eines pauschalen Zeitversprechens. Prüfen Sie stattdessen, welche Arbeitsschritte parallel laufen können und welche erst nach einem erfolgreichen Test beginnen.

Funktionale, nichtfunktionale, technische und Benutzeranforderungen

Bewerten Sie jede Lösung anhand gewichteter Kriterien und konkreter Abläufe. Prüfen Sie Referenzen, Unterstützung, Skalierbarkeit und Vertragsbedingungen gemeinsam: Lassen Sie sich passende Anwendungsfälle zeigen und vergleichen Sie Leistungsumfang, Datenexport, Wartung und Kündigungsregeln.

1. Funktionale und technische Auswahlkriterien festlegen

   Leiten Sie die Kriterien aus Ihren Arbeitsabläufen ab. Erfassen Sie Funktionen, Schnittstellen, Datenübernahme und Rollenrechte getrennt. Ergänzen Sie nichtfunktionale Anforderungen wie Bedienbarkeit, Leistung und Verfügbarkeit. Eine gewichtete Analyse zeigt, welche Punkte für die Entscheidung besonders wichtig sind. Berücksichtigen Sie auch die Anforderungen der Anwender: Kann jemand eine Aufgabe ohne Umwege erledigen? Vermeiden Sie Kriterien, die nur eine technische Vorliebe abbilden, aber keinen konkreten Bedarf erfüllen.

2. Skalierbarkeit und Vertragsbedingungen prüfen

   Prüfen Sie, wie die Lösung mit zusätzlichen Teams, Standorten und Datenmengen umgeht. Beziehen Sie künftige Prozesse ein, nicht nur die heutige Struktur. Fragen Sie außerdem, welche Unterstützungsleistungen, Wartung und Aktualisierungen vertraglich geregelt sind. Halten Sie Datenzugriff, Datenexport bei einem Anbieterwechsel, Laufzeit und Kündigungsbedingungen fest. Referenzen sollten vergleichbare Branchenabläufe belegen. So stützen Sie Ihre Bewertung auf praktische Erfahrung statt auf allgemeine Aussagen.

3. Testen Sie die Software anhand eines vollständigen Ablaufs. Lassen Sie im Anbieterworkshop beispielsweise einen Auftrag vom Angebot bis zur Abrechnung durchspielen. Beziehen Sie verschiedene Anwenderrollen ein. Prüfen Sie, ob die Übergaben funktionieren und ob die Auswertungen verwertbare Antworten liefern. Ein Praxistest zeigt auch, wo manuelle Umwege bleiben. Bewerten Sie Anbieter anschließend anhand derselben gewichteten Kriterien. Für geschäftskritische Systeme wie ERP oder Personalverwaltung sollte eine Servicevereinbarung mindestens 99,5 % Betriebszeit garantieren. Dokumentieren Sie Abweichungen und offene Punkte. Sie bilden die Grundlage für Ihre abschließende Entscheidung.

KI-gestützte Auswahlverfahren, Cloud-Lösungen und agile Arbeitsmethoden

Verbinden Sie digitale Hilfsmittel mit einem klaren Prüfverfahren. Entscheidend ist, ob das System Ihre Abläufe unterstützt und die nächsten Schritte nachvollziehbar macht.

1. Nutzen Sie KI, um Ihre Anforderungen zunächst zu ordnen. Lassen Sie etwa Antworten aus Fragebögen Themen wie Datenimport, Freigaben oder Auswertungen zuordnen. Prüfen Sie die Einordnung anschließend fachlich. Eine automatisch erstellte Zusammenfassung ersetzt weder den Abgleich mit Ihren Abläufen noch die Festlegung von Muss-Kriterien. Legen Sie vorab fest, welche Ergebnisse als Arbeitshilfe dienen und wer sie freigibt.
2. Erstellen Sie anhand der Kriterien eine Shortlist und testen Sie die Lösungen in einem Proof of Concept. Nehmen Sie zwei bis drei Anbieter in die Endauswahl auf. Geben Sie allen dieselbe Aufgabe, etwa einen Auftrag von der Erfassung bis zur Auswertung abzubilden. Halten Sie Abweichungen, manuelle Umwege und offene Schnittstellen fest. So erhalten Sie eine vergleichbare Grundlage statt einer Vorführung mit vorbereiteten Musterfällen.
3. Prüfen Sie bei einer Cloud-Lösung Serverstandorte, Sicherheitsmaßnahmen, Datenzugriff und Datenexport bei einem Anbieterwechsel. Cloud-ERP kann den Bedarf an eigener Infrastruktur verringern und ortsunabhängigen Zugriff ermöglichen. Auch automatische Updates und eine Skalierung bei Wachstum können relevant sein. Bewerten Sie diese Punkte anhand Ihres Betriebs: Ein verteiltes Team profitiert eher vom Zugriff an verschiedenen Orten als ein Prozess, der zwingend an lokale Systeme gebunden ist.
4. Arbeiten Sie in kurzen, überprüfbaren Etappen. Starten Sie mit einem abgegrenzten Prozess, sammeln Sie Rückmeldungen der Anwender und passen Sie die Kriterien danach an. Erst wenn der Testablauf trägt, erweitern Sie den Umfang. Dieses Vorgehen macht Schwächen früh sichtbar und hält die Entscheidung an echten Ergebnissen fest. Wenn Sie Anforderungen direkt in eine nutzbare Softwarelösung überführen wollen, erkunden Sie einen KI-gestützten Entwicklungsansatz.

Openbi Studio

openbi Studio ist ein nächster Schritt, wenn Standardsoftware Ihre Abläufe nicht passend abbildet. In Studio beschreiben Sie Anforderungen in normalen Sätzen. Die KI-gestützte Werkstatt erstellt daraus individuelle Software, etwa Websites, Datenmodelle und Portale. So können Sie eine Lösung an konkreten Prozessen ausrichten, statt Abläufe an starre Funktionen anzupassen.

Die erstellte Software gehört Ihnen und wird auf einer eigenen Instanz gehostet. Das Abonnement ist monatlich kündbar. Für Unternehmen, die CRM-Funktionen benötigen oder Systeme im Blick behalten wollen, gehören auch openbi CRM und Monitoring zum Angebot. Entscheidend ist, ob dieser Ansatz zu Ihren technischen und organisatorischen Anforderungen passt.

Wenn Sie Ihre Anforderungen in eine konkrete Softwarelösung übersetzen möchten, nehmen Sie Kontakt zu openbi Studio auf.

Den nächsten Schritt konkret festlegen

Halten Sie Ihre Entscheidung auf einer Seite fest: Welcher Ablauf soll künftig besser funktionieren? Welche Annahmen haben Sie im Praxistest geprüft? Wer entscheidet bei offenen Zielkonflikten? Diese Notiz schafft einen festen Bezugspunkt, wenn Anforderungen später wachsen oder sich Zuständigkeiten ändern.

Ein tragfähiger Auswahlprozess für Unternehmenssoftware endet nicht mit der Anbieterentscheidung. Dort beginnt die Arbeit mit einer klaren Grundlage. Legen Sie fest, woran Sie nach der Einführung erkennen, dass die Lösung im Alltag funktioniert. Das können nachvollziehbare Übergaben, weniger doppelte Dateneingaben oder verlässliche Auswertungen sein. Entscheidend ist, dass Ihre Kriterien auf echten Abläufen beruhen.

Wenn sich daraus der Bedarf nach einer individuellen Softwarelösung ergibt, besprechen Sie den nächsten Schritt mit openbi Studio. Kontaktieren Sie openbi Studio, um Ihre Anforderungen und den passenden Ansatz zu besprechen. So machen Sie aus einer offenen Entscheidung einen klaren nächsten Arbeitsschritt.

Häufige Fragen zur Auswahl von Unternehmenssoftware

Standard-Software oder Individualentwicklung?

Standardsoftware passt, wenn Ihre Abläufe weitgehend den vorgesehenen Funktionen entsprechen. Eine individuelle Entwicklung ist sinnvoll, wenn wichtige Prozesse sonst dauerhaft Umwege, Zusatzwerkzeuge oder manuelle Datenpflege erfordern. Prüfen Sie die Entscheidung anhand eines wiederkehrenden Arbeitsfalls: Muss ein Team Informationen mehrfach übertragen, kann eine passgenaue Lösung den Ablauf besser abbilden. Bedenken Sie auch, wer die Software langfristig pflegt und weiterentwickelt.

Welche Schritte umfasst ein Auswahlprozess für Unternehmenssoftware?

Ein strukturierter Ablauf führt von der Prozessaufnahme bis zur begründeten Entscheidung. Beginnen Sie mit einem klar abgegrenzten Anwendungsfall und erfassen Sie die beteiligten Rollen, Daten und Übergaben. Legen Sie anschließend Bewertungskriterien fest, suchen Sie passende Lösungen und prüfen Sie diese im Praxistest. Dokumentieren Sie zum Schluss die Entscheidung und offene Risiken. So bleibt nachvollziehbar, warum Sie eine Lösung ausgewählt haben und welche Annahmen der Entscheidung zugrunde liegen.

Welche Anforderungen sollten Unternehmen vor der Softwareauswahl erheben und priorisieren?

Ermitteln Sie Anforderungen anhand konkreter Aufgaben, nicht allgemeiner Wünsche. Statt „bessere Übersicht“ zu verlangen, beschreiben Sie beispielsweise, welche Informationen eine Teamleitung für die tägliche Einsatzplanung braucht. Erfassen Sie dazu Nutzerrollen, Datenquellen, Freigaben und Sonderfälle. Priorisieren Sie anschließend, was den Betrieb blockiert, was den Ablauf verbessert und worauf Sie verzichten können. Halten Sie außerdem fest, wer eine Anforderung bestätigt und woran ihr Erfolg im Alltag erkennbar ist.

Welche Kriterien eignen sich zum Vergleich von Unternehmenssoftware?

Vergleichen Sie Lösungen anhand derselben Kriterien und gewichten Sie deren Bedeutung für Ihren Betrieb. Neben Funktionen zählen Bedienbarkeit, Schnittstellen, Datenexport, Support und Erweiterbarkeit. Wenn ein System etwa keine Daten an Ihr bestehendes Berichtswesen übergeben kann, wiegt das schwerer als eine selten genutzte Zusatzfunktion. Bewerten Sie auch, ob die Vertragsbedingungen zu Ihrer Planung passen. Eine gemeinsame Bewertungsmatrix macht Unterschiede sichtbar und verhindert, dass eine überzeugende Präsentation allein den Ausschlag gibt.

Wie lassen sich Anbieter und Softwarelösungen durch Demos, Tests oder Proof of Concept bewerten?

Geben Sie allen Anbietern dieselbe realistische Aufgabe und beobachten Sie den vollständigen Ablauf. Lassen Sie beispielsweise einen Kundenfall vom ersten Eintrag bis zur abschließenden Auswertung bearbeiten. Beziehen Sie die späteren Anwender ein, nicht nur die Projektleitung. Notieren Sie fehlende Schritte, notwendige Zusatzarbeit und Ergebnisse, die sich nicht wie erwartet auswerten lassen. Ein Proof of Concept sollte eine konkrete Unsicherheit klären, statt lediglich Funktionen vorzuführen.

Wie berechnet man die Gesamtkosten (TCO) von Unternehmenssoftware einschließlich Einführung und Betrieb?

Berechnen Sie die Gesamtkosten für einen festgelegten Nutzungszeitraum und erfassen Sie alle Kostenarten. Dazu gehören Softwarekosten, Einführung, Datenübernahme, Anpassungen, Schulung, Support, Wartung und notwendige Erweiterungen. Berücksichtigen Sie auch den internen Aufwand, etwa Arbeitszeit für Tests und Prozessumstellungen. Trennen Sie einmalige von laufenden Ausgaben und vergleichen Sie Lösungen unter denselben Nutzungsannahmen. So erkennen Sie, ob niedrige Einstiegskosten später durch zusätzlichen Betriebsaufwand steigen.