POSITIONEN
Je Abschnitt eine Zeile
Die Phasen des Plans werden Positionen, in Planreihenfolge. Der Aufwand der Unterschritte summiert sich rekursiv in die Menge des Abschnitts – gerechnet in Personentagen, weil der Plan in Personentagen denkt.
CRM · Angebote
Das Angebot entsteht dort, wo die Zahlen schon stehen.
Der übliche Weg führt aus dem CRM heraus: Kunde markieren, Textverarbeitung öffnen, Anschrift einfügen, Positionen aus einer Preisliste abtippen, Nummer aus einer Tabelle holen, speichern als Angebot_Meier_final_v3_NEU.docx – und im CRM steht anschließend „Angebot raus“ in einem Notizfeld. Hier hängt das Angebot am Vorgang und zieht Kunde, Ansprechpartner und Anschrift von dort. Die Nummer vergibt das System.
01 — Positionen und Summen
Gerechnet wird beim Tippen. Nicht beim Drucken.
Positionen kommen aus deinem eigenen Produktkatalog – dort stehen die Preise einmal und nicht in jedem Angebot neu – oder als freie Zeile, wenn der Fall ausnahmsweise keiner aus dem Katalog ist. Menge, Einheit, Einzelpreis, Summe, Steuersatz: alles rechnet sofort mit. Der Klassiker, bei dem Position 7 seit drei Angeboten den Preis von 2022 trägt, fällt damit weg.
- Cent nur, wo es welche gibt: 24.000 € bleibt 24.000 €, 5.500,50 € bleibt genau
- Deutsche Eingabe wird verstanden – „1.250,00“ kommt als 1250 an und nicht als 1,25
- Interne Notizen, die nicht auf dem Papier landen – auch nicht die über den Kunden
- Zahlungsbedingungen und Gültigkeit stehen im Kopf, nicht in einem Textbaustein ganz unten
- Der Stand aller Angebote als Block auf der Startseite
02 — Aus dem Projektplan
Ein Knopf macht aus einem Plan ein Angebot. Mit dem Vorgehen im Anhang.
Das ist die Brücke, die den meisten CRMs fehlt – weil sie den Projektplan nicht kennen. Hier liegen beide im selben Datenmodell. Also kann aus den Hauptelementen des Plans ein Angebot entstehen, das die Arbeit tatsächlich abbildet, statt einer Pauschale, die jemand um 23 Uhr geschätzt hat.
NACHVOLLZIEHBAR
„Enthält:“ im Positionstext
Unter jeder Position stehen ihre Unterschritte mit Titel, Aufwand und Rolle, zwei Ebenen tief. Damit die Zahl nicht vom Himmel fällt, wenn im Termin jemand fragt, wofür genau die zwölf Tage sind.
PREIS
Ein Tagessatz, freiwillig
Am Plan gibt es keinen Preis – nur Aufwand. Den Tagessatz gibst du am Knopf mit. Lässt du ihn leer, kommen nur die Mengen und alle Preise stehen auf null: eine Aufwandsübersicht statt eines Preisangebots.
ANHANG
Der Plan in Worten
Als letzte Position, Menge null, Preis null: Zeitraum, Umfang, das Vorhaben, dann Abschnitt für Abschnitt mit Terminen und Aufwand. Und der Satz, der später zählt – dass sich dieses Angebot nicht mitverschiebt, wenn sich der Plan verschiebt.
- Meilensteine bekommen eine eigene Zeile mit Menge null – sie kosten nichts und gehören trotzdem hinein
- Ein Schritt, dessen Elternschritt gelöscht wurde, zählt als Hauptelement mit: sonst verschwände sein Aufwand lautlos aus dem Angebot, und lautlos ist die teuerste Art, Geld zu verlieren
- Erfunden wird nichts – weder Preise noch Text. Was nicht im Plan steht, steht auch nicht im Angebot
- Und die Gegenrichtung gibt es auch: aus einem angenommenen Angebot wird ein Projekt
03 — Was der Kunde sieht
Kein PDF im Anhang. Eine Adresse, die er öffnet.
Ein Angebot lässt sich teilen – der Kunde bekommt eine Ansicht im Browser, mit Positionen, Summen, Gültigkeit und dem Anhangtext. Auf dem Telefon lesbar, ohne Programm, ohne das Herumschieben eines A4-Dokuments auf sechs Zoll. Und ohne die Frage, ob der Anhang wieder im Spamfilter gelandet ist.
- Die Druckansicht rendert denselben Inhalt – auch die „Enthält:“-Blöcke und den Schlusssatz
- Interne Notizen bleiben intern: was du für dich notiert hast, steht in keiner der beiden Ansichten
- Beim Teilen zieht das Angebot seine Nummer – ein Entwurf hat bewusst noch keine
04 — Stand und Gültigkeit
Ein abgelaufenes Angebot sollte dir auffallen. Nicht deinem Kunden.
Entwurf, versendet, angenommen, abgelehnt – und ein Datum, das etwas bedeutet. Die Gültigkeit ist kein Zierrat: Ein abgelaufenes Angebot fällt im System auf, bevor jemand freundlich anruft und fragt, ob der Preis noch steht. Julia nimmt genau das in ihre Rangfolge auf – abgelaufene und in sieben Tagen ablaufende Angebote stehen bei ihr weit oben.
- Der Nummernkreis gehört dem System, nicht einer Tabelle auf einem Laufwerk, das nur zwei Leute finden
- Der Betreuer steht am Angebot – die Frage „wer hat das rausgeschickt“ hat eine Antwort
- Jeder Standwechsel schreibt eine Zeile in die Aktivitätsspur
- Das Angebot hängt am Vorgang und erscheint auch in der Kundenakte
05 — Was fehlt
Drei Dinge, die hier noch nicht gehen. Ungeschönt.
Kein gestaltetes PDF auf Knopfdruck
Positionen, Summen und Gültigkeit stehen, die Druckansicht auch. Ein Dokument in deinem Layout, mit Briefkopf und Fußzeile, ist noch nicht gebaut. Der Weg dahin steht offen – fertig ist er nicht, und wir tun auch nicht so.
Kein Versand aus dem System
Das CRM verschickt keine Mails mit dem Angebot im Anhang. Du teilst die Adresse, der Versand passiert in deinem Postfach – und der Eintrag darüber ist ein Klick.
Keine Unterschrift im Browser
Der Kunde kann das Angebot lesen, nicht annehmen. Die Zusage kommt weiter per Mail oder Anruf, und den Stand setzt ein Mensch.
Weiter im CRM
Und all das schreibt sich in eine Spur, an die niemand denken muss.
Die Aktivitätsspur – der Teil, den in anderen Systemen niemand pflegt.