CRM · Sales
Der Bereich Sales liest deine Zahlungsquellen und rechnet daraus, was ein Vertrieb wissen will: MRR, ARR, Wachstum, Umsatz je Monat und je Produkt, der Vergleich mit der Vorperiode. Keine Tabelle, die jemand pflegt, kein Export, der veraltet – der Bericht entsteht aus den Abos und Rechnungen, die es gibt. Mit mehr als einer Quelle steht oben „Alle Quellen“, und die Summe ist eine Zahl.
01 — Zahlungsquellen
Unter Einstellungen → Zahlungsquellen legst du an, woher Sales seine Zahlen bekommt. Eine Quelle ist ein Konto bei einem Anbieter, das der Bericht nur liest. Heute Stripe und lexoffice, PayPal ist angekündigt. „Testen“ ruft den Anbieter an und holt den Kontonamen zurück – erst wenn das klappt, ist die Quelle verbunden.
STRIPE
Ein rk_…-Schlüssel mit Leserecht auf Kunden, Abos, Rechnungen, Produkte und Preise – mehr braucht der Bericht nicht. Veröffentlichbare und Webhook-Schlüssel werden abgelehnt. Test- oder Live-Modus liest Sales am Schlüssel ab und zeigt ihn als Marke an der Quelle.
LEXOFFICE
Wiederkehrende Rechnungen werden zu Abos, Rechnungen und Gutschriften zum Umsatz – netto, Gutschriften negativ. Was in lexoffice ein Quartals- oder Jahresintervall hat, wird für MRR auf den Monat umgerechnet. Der Schlüssel entsteht in lexoffice unter Erweiterungen → Public API.
SCHLÜSSEL
Schlüssel liegen verschlüsselt je Organisation. Der Browser bekommt nur „vorhanden“, nie den Wert – auch nicht beim Bearbeiten. Wer einen neuen einträgt, ersetzt den alten; wer das Feld leer lässt, behält ihn.
02 — Kennzahlen
Jede Kachel steht mit dem, was sie meint, und mit ihrem Delta – zum Vormonat, zum Vorjahr, zu den letzten 30 Tagen. Der MRR wird aus dem Lebenslauf der Abos rekonstruiert: wann eins begann, wann es endete, wann eine Testphase auslief. Es braucht keine nächtliche Sicherung, der Verlauf steht beim ersten Lesen.
MRR und ARR
Alle laufenden Abos auf einen Monat umgerechnet, mit Delta zum Vormonat; ARR als das Zwölffache, gegen den Stand vor einem Jahr.
Wachstum
Neuer MRR und verlorener MRR der letzten 30 Tage, Wachstum je Monat und je Jahr in Prozent, Churn-Quote.
Abos und Kunden
Aktive Abos, MRR je Abo, Kunden mit laufendem Abo, Abos in der Testphase.
Umsatz
Bezahlte Rechnungen diesen Monat und in zwölf Monaten – netto ohne Umsatzsteuer, gegen den ganzen Vormonat.
Alle 15 Minuten frisch. Gerechnet wird aus dem Spiegel auf deinem Server, darum steht der Bericht sofort. Ein Auftrag holt alle 15 Minuten beim Anbieter, was sich geändert hat; „Aktualisieren“ fordert einen Abgleich sofort an. Antwortet der Anbieter nicht, siehst du den letzten Stand mit einem Hinweis statt einer leeren Seite.
03 — Verlauf und Produkte
Der MRR-Verlauf zeigt den Stand am Monatsende, der letzte Punkt ist heute. Der Umsatz je Monat zeigt bezahlte Rechnungen am Zahltag, der laufende Monat hell. Ein Jahresabo ist dort ein hoher Monat – im MRR sind es zwölf gleiche. Die Tafel „Nach Produkt“ verteilt alles auf die Produkte: MRR mit Anteil, Abos, Umsatz Monat und zwölf Monate, Veränderung zum Vormonat und eine kleine Verlaufslinie je Zeile.
04 — Vorperiodenvergleich
Ein halber Monat gegen einen ganzen sagt nichts. Der Vergleich stellt darum drei Spalten nebeneinander: die laufende Periode bis heute, die Vorperiode bis zum gleichen Tag, und die ganze Vorperiode. Oben schaltest du zwischen Monat, Quartal und Jahr.
1
Umsatz und Rechnungen
Bezahlter Umsatz und Zahl der Rechnungen
2
Abos
Neue Abos und Kündigungen in der Periode
3
MRR
Neuer und verlorener MRR, MRR am Ende
4
Kunden
Neue Kunden mit erstem Abo
05 — Alle Quellen
Wer Abos über Stripe abrechnet und Projekte über lexoffice fakturiert, hat seinen Umsatz an zwei Orten. Mit mehr als einer Quelle steht in der Auswahl „Alle Quellen“: jede Quelle wird einzeln gelesen, die Berichte werden addiert, die Diagramme zeichnen die Summe. Und jede Quelle bleibt einzeln wählbar, wenn du nur die eine sehen willst.
Was addiert wird
MRR, ARR, Abos, Kunden, Umsatz je Monat, die Produkttafel und der Vorperiodenvergleich – Produkt für Produkt, Monat für Monat. Der Fuß nennt je Quelle Konto, Modus und Stand.
Was gesagt wird
Stripe-Umsatz ist bezahlt, lexoffice-Umsatz ist fakturiert. Sind beide in der Summe, steht genau das unter dem Bericht – die Zahl wird nicht glatter gemacht, als sie ist.
06 — Der Spiegel
Ein Bericht, der bei jedem Aufruf Stripe und lexoffice abtelefoniert, ist so schnell wie die langsamste Schnittstelle — bei einem vollen lexoffice-Konto sind das Minuten. Deshalb liegt zwischen Anbieter und Bericht jetzt ein Spiegel: Abos, Rechnungen und Kunden stehen als eigene Zeilen auf deinem Server. Ein Auftrag holt alle 15 Minuten, was sich geändert hat, und einmal in der Nacht alles.
Gerechnet wird aus dem Spiegel. Derselbe Bericht, der vorher 184 Sekunden gebraucht hat, steht in 97 Millisekunden. Und gespeichert wird nur, was sich wirklich geändert hat — jede Zeile trägt eine Prüfsumme.
Weil die Rechnungen als Zeilen vorliegen, hängen sie am Kunden: Die Kundenakte hat einen Reiter Rechnungen mit Nummer, Datum, Stand, fällig oder bezahlt, netto, brutto und offen — und das PDF holt der Server beim Anbieter, ohne die Adresse je an den Browser zu geben.
Damit eine Rechnung in einer Akte landen darf, muss klar sein, wem sie gehört. Automatisch geschieht das nur dort, wo dieselbe Identität auf beiden Seiten steht: dieselbe Organisation, oder eine Mailadresse, die genau einer Firma gehört. Ein ähnlicher Name ist ein Vorschlag und wartet auf einen Klick.
Warum diese Regel so eng ist — ein Fund aus dem eigenen Bestand. In unserem lexoffice trugen Dutzende Firmen dieselbe Upload-Adresse der Steuerkanzlei. Die erste Fassung hielt eine Mailadresse für eine Identität und hängte 21 fremde Firmen an einen Kunden: 110 Rechnungen in einer Akte, 107 davon fremd. Aufgefallen ist es, weil das PDF einen anderen Briefkopf trug als die Akte. Seitdem zählt eine Adresse nur als Identität, wenn sie genau einem Kunden gehört — geteilte Adressen und eigene Domains sind ausgenommen.
07 — Was fehlt
Die Belegliste von lexoffice kennt keinen Zahltag, und den je Beleg nachzufragen wäre bei zwei Anfragen pro Sekunde zu langsam. Der Umsatz steht darum am Rechnungsdatum. Bei Stripe zählt der Zahltag.
Der MRR-Verlauf wird aus dem Lebenslauf der Abos gerechnet – mit dem heutigen Preis. Wer ein laufendes Abo im Mai teurer gemacht hat, sieht den neuen Preis auch für Januar. Eine eigene Verlaufstabelle gibt es nicht.
Eine Quelle hat eine Währung. Rechnungen in einer anderen werden nicht umgerechnet, sondern herausgenommen und im Fuß mit Anzahl genannt.
Bei lexoffice sind zwei Anfragen pro Sekunde erlaubt. Ein volles Konto einzulesen dauert deshalb beim ersten Mal Minuten — bei uns gut drei Minuten für 320 Belege. Danach kommt der Bericht aus dem Spiegel und ist in Millisekunden da.
Die Art ist vorgesehen und als „bald“ markiert. Einen Leser gibt es noch nicht.
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