CRM · Anpassung
„Passt zu 90 Prozent“ heißt: zehn Prozent machst du weiter von Hand.
Und diese zehn Prozent sind nie die unwichtigen. Es ist die eine Kennzahl, nach der deine Branche arbeitet, der eine Status zwischen „Angebot“ und „Auftrag“, den es bei dir tatsächlich gibt, das eine Feld, ohne das jede Auswertung Zeitverschwendung ist. Im Standard-CRM landen sie in einer Bemerkung, hinter einem Komma, in Großbuchstaben. Hier legst du sie an – und danach stehen sie in der Liste, im Filter und im Angebot.
01 — Eigene Felder
Im Gespräch angelegt. Sofort in der Sicht.
Du sagst, was fehlt – der Assistent legt das Feld an der Entität an. Mit Datentyp, nicht als Text für alles: Zahl, Kommazahl, Datum, Auswahl mit festen Werten, Verweis auf eine andere Tabelle, Verweis auf einen Benutzer. Danach steht es in der Akte, in der Liste, im Filter, in der Suche. Kein Änderungsantrag, kein Beratertag, kein „das schauen wir uns im nächsten Release an“.
- Kunde, Kontakt und Lead lassen sich getrennt erweitern – nicht alles muss überall stehen
- Ein Feld kann in einem Vorrat liegen und an mehreren Entitäten hängen: ein Statusfeld, überall gleich
- Was du anlegst, gehört dir – es liegt in deiner Datenbank, auf deiner Instanz
- Kein Zusatzmodul, keine teurere Stufe, kein Ticket mit Wartezeit
02 — Eigene Statuswerte
Die Liste, die fast passt, ist die teuerste von allen.
Weil sich alle daran gewöhnen, den einen falschen Wert zu nehmen, der am wenigsten falsch ist. Zwei Jahre später enthält jede Auswertung diesen Kompromiss, und niemand im Haus weiß mehr, dass er drin ist. Statuswerte sind hier deine: für Kunden, für Kontakte, für Leads, jeweils eigene.
| Der Fall | Mit fremder Liste | Mit eigener |
|---|---|---|
| Kunde in Zahlungsverzug | Es gibt „aktiv“ und „inaktiv“. Also steht es in der Bemerkung. | Ein eigener Wert – und die Liste filtert danach, bevor das nächste Angebot rausgeht. |
| Lead wartet auf Rückruf | „kontaktiert“ – wie der, der gestern schon abgesagt hat. | Ein Zwischenstand, der zeigt, wo wirklich Arbeit liegt. |
| Kontakt hat das Haus verlassen | Löschen – und mit ihm die halbe Historie. | Ein Status „ausgeschieden“: Die Zeile bleibt, die Geschichte auch. |
03 — Wenn das Feld nicht reicht
Dann wird es eine eigene Tabelle. Und die gibt es auch.
Manches ist kein Feld, sondern eine Sache mit eigenem Leben: Objekte je Kunde, Anlagen, Verträge, Abfallschlüssel, Maschinen. Ein Feld dafür wäre wieder eine Bemerkung mit Semikolons darin – die Datenstruktur, an der schon Generationen von Auswertungen gescheitert sind. Also legst du eine Entität an, verweist aus der Kundenakte darauf und baust dir die Liste dazu.
- Eigene Entitäten mit echten Verweisen – dasselbe Datenmodell, das auch deine Website benutzt
- Listen, Formulare und Zähler dazu entstehen aus dem Modell, nicht daneben
- Reicht auch das nicht, schreibst du ein Serverplugin in C# – der Weg endet nicht am Formular
04 — Getrennt je Organisation
Deine Felder sind deine. Auch wenn zehn Organisationen dieselbe Instanz teilen.
Für eine Agentur ist das die entscheidende Zeile: Jede betreute Organisation kann ihr eigenes Modell haben, ohne dass die eine die Werte der anderen sieht. Die Trennung liegt im Datenmodell und nicht in einem Häkchen, das jemand einmal vergisst.
- Jede Zeile trägt ihre Organisation, jede Abfrage filtert danach
- Auch Julia bekommt ihre Organisation beim Start und nie aus dem Gespräch
- Wer die Organisation wechselt, sieht ein anderes CRM – nicht dasselbe mit anderen Filtern
05 — Was fehlt
Drei Grenzen. Und keine davon reden wir schön.
Aus einem Textfeld wird kein Verweis. Wer die Branche später als eigene Tabelle will, legt ein neues Feld an, übernimmt die Werte und hängt das alte ab. Eine Eigenschaft des Servers, keine, die wir wegreden – und genau deshalb fragt der Assistent beim Anlegen nach.
Ein Feld kann einen Vorgabewert haben, aber es gibt keine Regel „wenn Status X, dann ist Feld Y Pflicht“. Wer solche Bedingungen braucht, schreibt sie heute in ein Plugin.
Alle sehen dieselbe Akte. Dass der Vertrieb andere Felder sieht als die Buchhaltung, geht heute nur über eigene Seiten – und die baust du dann selbst.
Weiter im CRM
Zum Schluss die Preisliste, die nur einmal existiert.
Der Produktkatalog – Positionen, die in jedem Angebot dieselben sind.